Odată cu publicarea în Monitorul Oficial nr. 474 din data de 6 mai 2021, Partea I a OUG 36/2021, au fost introduse reglementările privind utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate pentru realizarea documentelor din domeniul relațiilor de muncă dintre angajator și angajat, respectiv modul în care se poate utiliza semnatura electronică pe contractul de muncă.

Potrivit acestui act normativ, semnătura electronică trebuie să fie însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și de sigiliul electronic calificat al angajatorului.

Această modificare majoră a Codului muncii vine ca soluție pentru adaptarea relațiilor de muncă la contextul socio-economic actual afectat puternic de pandemie și simplificarea procedurilor ce țin de telemuncă, o practică din ce în ce mai populară în rândul angajaților români, numărul telesalariaților ajungând în prezent la aproape 400.000. 

În acest articol vă vom prezenta principalele prevederi ale acestei noi ordonanțe de urgență.

Ce este semnătura electronică și care sunt principalele tipuri de semnătură electronică?

Conform legii nr. 455/2001, semnătura electronică reprezintă date în forma electronică, care sunt ataşate sau logic asociate cu alte date în formă electronică şi care servesc ca metodă de identificare. Acest tip de semnătură înlocuiește semnătura olografă (de mână) pe care o utilizăm cu toții la semnarea documentelor oficiale.

Există două tipuri principale de semnătură electronică—avansată și calificată—ambele fiind definite detaliat în cadrul Regulamentului UE nr. 910/2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă.

Semnătura electronică avansată este o semnătură electronică creată prin diferite tehnologii care asigură îndeplinirea simultană a următoarelor patru condiții:

• se referă exclusiv la semnatar (persoana fizică care creează o semnătură electronică)
• facilitează identificarea semnatarului
• este creată utilizând mijloace de creare a semnăturilor electronice care pot fi folosite cu acordul exclusiv al semnatarului
• este legată de datele folosite la semnare astfel încât orice modificare apărută ulterior să poată fi detectată

Semnătura electronică calificată este o semnătură electronică avansată creată de un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat și care are la bază un certificat calificat pentru semnăturile electronice. 

Acel certificat calificat este emis de un prestator de servicii de încredere calificat și îndeplinește următoarele condiții:

• conține o indicație adecvată pentru prelucrarea automată că certificatul a fost emis ca și certificat calificat pentru semnături electronice
• include un set de date care fac referire într-un mod neambiguu la prestatorul de servicii de încredere calificat care emite respectivele certificatele calificate
• menționează cel puțin numele semnatarului sau un pseudonim
• conține acele date de validare a semnăturilor electronice corespunzătoare datelor de creare a semnăturilor electronice
• include informații privind începutul și sfârșitul perioadei de valabilitate a certificatului
• menționează codul de identitate al certificatului care trebuie să fie unic pentru prestatorul de servicii de încredere calificat
• include semnătura electronică avansată sau sigiliul electronic avansat al prestatorului de servicii de încredere calificat 
• prezintă locul în care certificatul care stă la baza semnăturii electronice avansate sau a sigiliului electronic avansat menționate anterior este disponibil gratuit
• menționează serviciile care pot fi folosite pentru a verifica statutul valabilității certificatului calificat

Tot în cadrul Regulamentului nr.910/2014 sunt definiți alți doi termeni esențiali pentru prezentul articol și anume:

• Marca temporală electronică reprezintă date în format electronic care leagă alte date în format electronic de un anumit moment, stabilind dovezi că acestea din urmă au existat la acel moment.
• Sigiliul electronic reprezintă date în format electronic atașate la sau asociate logic cu alte date în format electronic pentru asigurarea originii și integrității acestora din urmă.

Astfel, pe de o parte, marca temporală electronică calificată este emisă de un prestator de servicii de încredere calificat și este folosită pentru a garanta existența la o anumită dată și oră a unei semnături electronice. 

Pe de altă parte, sigiliul electronic calificat are la bază un certificat calificat pentru sigiliile electronice și garantează autenticitatea și integritatea documentelor emise de o persoană juridică.

Ce înseamnă noile prevederi ale OUG 36/2021 pentru angajatorii din România?

Conform noii OUG, companiile și angajații pot utiliza semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului, pentru încheierea contractului individual de muncă. 

Așadar, semnătura electronică îl scutește pe angajatul ce lucrează în regim de telemuncă de obligația de a se deplasa la sediul angajatorului pentru a semna respectivul document în format fizic.

Totodată, angajatorul are dreptul de a folosi semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, însoțită de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului, la întocmirea tuturor documentelor pe parcursul executării contractului de muncă individual și la încetarea acestuia, conform condițiilor stabilite prin regulamentul intern și/sau contractul colectiv de muncă aplicabil.

Documentele privind domeniul relațiilor de muncă întocmite prin utilizarea semnăturii electronice, inclusiv contractele de muncă individuale și actele adiționale, vor fi arhivate de către angajator, respectându-se prevederile Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 și ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică. În cazul unui control, aceste documente vor fi puse la dispoziția organelor competente, la solicitarea acestora.

De asemenea, OUG 36/2021 permite folosirea de către angajator a semnăturii electronice în raporturile cu instituțiile publice și la întocmirea documentelor privind securitatea și sănătatea în muncă, atunci când instruirea are loc la distanță, în format electronic.

ATENȚIE: Angajatorul nu poate obliga salariatul să folosească semnătura electronică la întocmirea contractului individual de muncă sau a altor documente aferente. Cu toate acestea, părțile trebuie să utilizeze același tip de semnătură la semnarea documentelor.

În încheiere, sperăm că acest articol vă va fi de folos în vederea realizării documentelor necesare privind telesalariații dumneavoastră. Specialiștii noștri în resurse umane vă stau la dispoziție în cazul oricăror întrebări sau nelămuriri cu privire la ultimele schimbări ale Codului muncii care vizează flexibilizarea relațiilor de muncă dintre angajator și angajat.

Pentru mai multe informații, ne puteți contacta la numărul de telefon 0741 228 697 sau la adresa contact@salarizarecluj.ro.